신문기사는 보도자료가 생명이다.
보도자료는 육하원칙에 의거, 객관적인 자료를 바탕으로 작성해야 하며, 사진자료가 가능한 사안은 사진을 보도자료와 함께 송부한다. 문장은 사실(fact)에 근거하고, 미사여구를 사용하면 사실을 흐릴 수 있어서 자제해야 한다. 사람 이름은 한자를 같이 쓰고, 오자는 신뢰도의 적임을 명심해야 한다.
제목은 내용의 핵심이 확실하게 드러나야 하며, 제목과 부제목은 보도자료 중 제일 중요한 부분이다. 기사내용은 구어체, 두괄식으로 작성하고 분량은 가급적 A4 1장 정도가 적당하다. 관련된 첨부자료가 있을 경우 별도로 보내 준다.
사진은 JPEG파일로 작업하여 별도로 송부하고, 사진에 대한 간단한 설명을 보도내용 마지막 줄에 적어 준다.
보도자료에 반드시 기록되어야 할 사항으로는 담당자의 성명, 주소, 전화번호, 이메일, FAX 등의 연락처와 희망 게재 일자(엠바고) 등이다.
특히, 보도자료는 타이밍이 중요하다. 따라서 정확한 시기에 보도되도록 자료를 보내주어야 하며 시의성이 없는 보도자료는 보도하고 싶은 시기에, 또 다른 이슈사항이 없는지 반드시 확인한 후 보내야 기사화 될 가능성이 높다.
특히, 잡지사에 보도자료를 배포할 때에는 신문과 다른 형식을 가져야 하며, 이야기를 써 내려가듯이 내러티브 형식의 부드러운 문투를 사용한다.
제목으로 승부한다.
보도자료 작성에서 가장 중요한 것은 제목이다. 기자들은 보도자료의 제목과 맨 앞의 문장(리드)만 보고 전체 내용을 파악한다. 제목과 리드에서 관심을 끌지 못하면 보도자료는 기사로 살아남기 힘들다.
따라서, 제목은 눈길을 끌면서도 전체의 내용을 함축적이고 역동적으로 표현해야 한다. 제목은 고속도로의 표지판처럼 몇 글자만으로 쉽게 이해할 수 있어야 하며 보통 신문 제목은 길어야 15자내외로 가능한한 짧은 것이 좋다. 독자는 딱딱한 문어체 제목보다 직설적인 구어체 제목에 더 눈이 끌린다는 점도 명심해야 한다.
문의처는 반드시 기재
보도자료와 기사의 차이점은 거의 없다. 한가지 큰 차이점이 있다면 보도자료에는 반드시 맨 뒤에 담당자 이름, 전화번호 같은 연락처가 들어가야 한다는 점이다. 그래야 취재기자가 내용을 확인하고 궁금한 것을 물어볼 수 있다. 보도자료 뒤에는 지자체의 인터넷 주소를 넣는 것도 좋은 방법이다.
본문은 역 피라미드 형식
첫 문단에 하고자 하는 이야기가 요약되어 있어야 하며, 보도자료는 반드시 역 피라미드 형식으로 써야 한다. 가장 중요한 정보를 앞부분에 쓰고 뒤로 갈수록 덜 중요한 내용을 쓰는 것을 역 피라미드 형식이라고 한다.
보도자료나 기사가 긴 경우 언론인이나 편집자는 기사를 뒷부분부터 자르게 된다. 독자역시 제목과 기사의 앞부분을 읽다가 흥미를 느끼지 못하면 다른 기사를 보게 된다. 독자가 맨 끝부분까지 보는 기사는 10개 중 2개도 못 된다는 점을 감안해 보도자료의 첫 문장에서 전체 뉴스의 내용이 무엇인지 한 눈에 파악할 수 있도록 써야 한다.
독자의 입장에서 쉽게 작성
보도자료를 작성할 때 가장 유의해야 할 점은 발표자의 입장이 아닌 독자의 입장에서 글을 써야 한다. 보도자료는 독자에게 좋은 정보일 때 뉴스로서 가치가 높고 뉴스로서 가치가 높을 때 더 크게 보도된다.
보도를 요청하는 사람은 자신을 홍보하는데만 사로잡혀 독자가 어떤 정보를 가치있게 느끼는지 생각하지 못하는 경우가 많다. “이 보도자료가 대중의 삶과 어떤 관련이 있고 어떤 영향을 미칠 것인지 제대로 알려주고 있는가?”를 계속해서 되물어야 한다. 일반인들이 이해하기 어려운 전문용어는 사용을 자제해야 한다.
6하 원칙에 따라 핵심내용 요약
보도자료에는 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 했는지에 대한 정보가 반드시 포함돼야 한다. 6하 원칙은 뉴스보도의 기본으로 핵심내용이 무엇인지 분명히 나타나 있어야 한다.
특히. 일상적인 사안도 바라보는 시각에 따라 보도자료가 될 수 있으며, 행사는 사실(fact)이나 특징 등이 잘 나타나야 한다.
긴 보도자료는 본문과 해설로 분리
신문사나 방송사 데스크는 늘 기자에게 문장을 짧고 명료하게 쓰라고 주문한다. 그래야 독자가 읽기 쉽고 뜻이 분명해지기 때문이다.
한 문장에는 한 개의 아이디어만 담는다고 생각하고 문장을 만드는 것이 좋다. 두개의 아이디어를 하나의 문장에 담는 복문은 피해야 하며 본문은 10포인트(1point는 1inch의 약 1/72에 해당) 크기의 글자로 작성해서 A4용지 한 페이지를 넘기지 않는 것이 좋다.
신문에 실리는 뉴스를 보면 A4용지 한 장 이상의 기사는 거의 없으며 전문지나 잡지의 경우는 긴 기사를 쓰는 경우도 있다. 이를 감안해 본문 뒤에 해설이나 참고자료 또는 용어설명을 붙여주는 것이 좋다
코멘트는 신뢰성을 높여
뉴스의 신뢰성을 높이는 가장 좋은 방법은 관련된 인물의 코멘트를 보도자료에 넣는 것이다 다. 보도자료에 “ ” 같은 인용 부호를 넣어 기관장이나 전문가 등의 코멘트를 넣으면 언론인과 독자는 훨씬 내용에 신뢰감을 갖게 된다. 코멘트를 붙일 때 명심해야할 것은 그 인물이 해당 분야에 대해 전문가적인 식견을 갖고 있다는 것을 느낄 수 있게 붙여야 한다.
인터뷰 내용을 활용할 때에는 부서장급 이상의 인터뷰를 인용하거나 관계자로 통칭하여 인용하며, 대체로 전문가적인 식견을 느끼게 해주는 코멘트는 사건의 의미와 전망을 담는 경우가 많다.
광고성 문구보다 사실에 충실해야
보도자료는 뉴스와 인터넷을 통해 전국은 물론 전 세계에 알려지므로 욕심이 너무 앞서 보도자료에 허위 사실을 담으면 신뢰성에 큰 타격을 입게 된다. 현장기자들은 뚜렷한 근거 없이 ‘최고의’ ‘혁명적인’ ‘최초의’ 같은 형용사나 수식어를 쓴 보도자료를 신뢰하지 않는다. 기자들은 알맹이 없이 화려한 미사여구나 광고성 문구보다 구체적 정보와 진실이 담긴 보도자료를 좋아한다.
사진도 뉴스가치를 판가름
신문의 편집자는 독자의 시선을 사로잡을 수 있는 비주얼한 지면을 꾸미기 위해 고민한다. 신문기사를 살펴보면 특별한 내용이 아닌데도 사진이 좋아 기사화되는 일이 많다. 사진은 전문가가 촬영한 것을 쓰는 것이 좋으며, 인물이나 물건을 찍는 경우에는 조명에 따라 분위기가 전혀 달라지므로 스튜디오에서 촬영을 하는 것이 좋다. 기사내용을 알기 쉽게 설명한 그래픽이나, 도표를 준비하면 의미가 명확하게 전달한다.
일반적인 보도자료는 보도문과 사진으로 구성된다. 보도문은 e-mail 프로그램에서 첨부파일을 열지 않아도 메일의 본문에서 바로 볼 수 있도록 하는 것이 가장 좋은 방법이다. 멋있게 보이기 위해 사진과 글을 조합해 보도자료를 만들면 기자들은 포토샵 등을 이용해 사진을 분리해 내느라 시간을 낭비하게 된다. 보도문을 첨부하지 않는 것이 불안하다면 보도문을 e-mail에 본문으로도 넣고 첨부도 하는 것도 좋은 방법이다.